En Marfil, los documentos se gestionan en series o grupos de documentos.
Cada tipo de documento (Definidos en la T.V. de sistema 2120 «Tipos de documentos») tiene sus propias series.
Cada serie lleva asociado un contador, que generará el identificador o número del documento, la serie formará parte obligatoriamente de esa secuencia.
Las series se crearán para cada documento a medida de sus necesidades y no tienen porqué ser las mismas para cada documento. Las series permiten que no haga falta “cerrar” ejercicios cada año contable, se pueden crear nuevas series con el nuevo ejercicio contable o continuar con las mismas. La propiedad contador de documentos asociada a las series permite trabajar con la misma serie de documentos sin tener que crear nuevas series cada inicio de año, ya que parametrizando correctamente el contador, cuando se cambia de año, la serie se reinicia automáticamente. Como se puede apreciar en la captura de abajo, se ha cambiado de año y seguimos trabajando con el mismo código del documento albarán.
Para los usuarios que vengan de Marfil Classic, ésta es la diferencia que distingue las series. En classic no se reiniciaba el contador, porque no tenía esa propiedad la serie. Si se consideraba reiniciar el contador cada año en Marfil classic, había que crear una serie nueva de documento asociada a ese año.
Para cada documento, las necesidades de series pueden ser diferentes.
Por ejemplo si tenemos 2 almacenes de expedición se puede crear una serie para las salidas de cada almacén. Como se puede ver en la imagen de abajo el Tipo de documento es el albarán y el Código nos indica a que almacén pertenece.
La nomenclatura (Código) de las series consta de tres dígitos alfanuméricos.
Propiedades de las series:
Tipo de Lote: En blanco / Mercadería / Propio / Gestionado. Se aplica sólo a las recepciones de stock y Transformaciones. Aquí se puede indicar el tipo de lote que se va a introducir en los documentos que generan una entrada al stock. Si se indica uno, siempre entrarán los lotes marcados con ese tipo, si se deja en blanco habrá que indicarlo en el documento de entrada.
Entrada varia. Se aplica sólo a los albaranes de compra.
Salida varia. Se aplica sólo a los albaranes de venta.
Moneda: si se define una moneda en la serie, todos los documentos serán en esa moneda, si se deja en blanco, se tomará la moneda del cliente o proveedor.
Régimen de IVA: como la anterior, si se define un régimen de IVA para la serie, sólo admitirá ese, si se deja en blanco (aconsejado) se tomará el del cliente o proveedor o el indicado en el documento. Se puede indicar un régimen de IVA en clientes que pueda darse la casuística de que puedan facturar con IVA ó SIN IVA (operaciones triangulares por ejemplo). Si el cliente tiene por defecto el régimen de IVA Nacional y en ocasiones pudiese ser que facturase con régimen de Exportación, no haría falta cambiarlo en su ficha, bastaría con hacer el documento albarán ó factura con la serie que se ha parametrizado con un régimen de IVA en concreto, así siempre prevalece el régimen de IVA indicado en la serie sobre el de la ficha del proveedor.
Contador: Asociado a la serie, o estructura de cómo se formará el identificador o número de documento, el código de la serie siempre está incluído.
Ejercicio: Indica el ejercicio donde se contabilizarán los documentos de esta serie y por lo tanto el rango de fechas que aceptará (definidas en el ejercicio). Si se deja en blanco y no se asigna ejercicio, se podrán introducir documentos que pertenezcan a años distintos del que tengamos seleccionado, siempre y cuando la fecha del documento esté dentro del año con el que se está trabajando, ya que al hacer un documento nuevo, el programa por defecto ofrece la fecha del día. Ejemplo:
El hecho de asignar el año a una serie no implica que no se puedan ver los documentos de años anteriores a esa serie, solamente es para restringir el rango de fechas que aceptará.
Grupo se usuarios: Permite acotar los usuarios que podrán usar la serie (crear nuevos documentos) a los que pertenezcan a ese grupo. Si se deja en blanco (defecto) la serie la podrán usar todos los usuarios. Esto puede ser útil para delegaciones, para que los usuarios de una delegación sólo puedan usar las series de su grupo. En futuras versiones, se limitará la visualización y acceso en los grids de documentos a las series autorizadas.
Se incluye en riesgo: Los documentos de esa serie se acumularán al riesgo de los clientes, (Si el estado de los documentos también lo indican)
Serie Borrador: Para prácticas, se pueden borrar fácilmente cuando ya no se necesiten
Serie rectificativa: Se utiliza en albaranes y facturas, para indicar que todos los documentos de esa serie son rectificativos.
Serie asociada: Serie del siguiente documento de la secuencia comercial dónde se generará el siguiente documento. En las series de albaranes es obligatorio indicarlo, sino no nos aparecerá el botón «Facturar». El desplegable de serie asociada estará visible en los tipos de documentos presupuestos, pedidos y albaranes. En facturas no está visible porque después de la factura ya no hay ningún documento posterior.
Serie Bloqueada / Desbloqueada: No permite/permite añadir más documentos a la serie.
Fecha de cierre: No tiene relación con el parámetro anterior <Cerrada>. Si introducimos una fecha de cierre no se podrán introducir documentos anteriores a esa fecha.
